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社内分報 ver 2.0に​ついて

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みなさんこんにちは今日は Slack での分報（ぶんぽう）について触れてみます。

おさらい

作業時間を記録する話

分報分からん人向けに言うと、1 日のことを報告する日報を分刻みレベルで今何しているかを Slack とかのチャットツールで自分用のチャンネルを作って報告するというもの（詳しくは以下を御覧ください）

Slack で簡単に「日報」ならぬ「分報」をチームで実現する 3 ステップ〜Problem が 10 分で解決するチャットを作ろう | | Craftsman Software Inc.

手間だろとはいうのは確かにありますが、今その人がなんの作業をやっているかという可視化と、不安点や疑問点を書くことによって問題点の洗い出しができたりと、業務する上で分からなかったことが浮き彫りになるという試みのもと行われていました。去年くらいにもウチでも導入してみてました。

1.0 での問題点

ウチの分報は基本ディレクター陣が制作陣に対してどれくらいの作業量なのか、そして今彼らは何をしているかを把握するためのものとして機能させていました。それを導入してからまるまる 1 年経ってどうなったか、というところで振り返ってみて上がった問題について挙げてみます。

一番問題となっていたのが「報告＝今この作業をしているというのが判明する」ということで、これはその人の抱えるタスクの全体量の中でそれがどれくらいを占めるものかを把握できないのと、残りは何が残っているかを把握しづらいというのがありました。

タスク管理に関しては backlog を使用してそれぞれのガントチャートでどの程度あるのかを朝礼時に確認するなどして問題があれば調整や他の人に移動するなどがありますが、その日のタスクや明日以降にかかる進捗度を backlog のみで判定するのは難しいのと自分たちは基本 Slack に貼り付いているので、既存の分報事態をバージョンアップする必要があるなと思いました。

バージョン 2.0 への移行

既存の問題点を解消するために運用方法を以下のように変更してみました。

次回やることリスト・今日やるリストの追加

  1. その日の終わりに次回やることをリストにして分報に記載
  2. 翌朝までに追加案件があればコメントいただく
  3. 次回やるリストに関してスケジュールが難しそうなときは朝礼時に相談する
  4. 今日やることを分報に追加

いわゆる TODO リストとして機能させようとしております。

例

次回やるリスト --- これは当日最後に記載する

追加コメント --- これはやるリストの間にあるもの（なくても良い）

＊＊＊：@yamanoku 明日の作業で E 案件の修正作業がくると思うので担当お願いできますでしょうか。

今日やるリスト --- これは当日最初に記載する

本日中対応

できれば対応

ミーティング

TODO としての使い方

上記のようにリスト化するのは必須なのですが、よりタスクを分かりやすくするために以下２点も追加

Image from Gyazo

イメージとしてはこんな感じ。別に絵文字なり打ち消し線は自由で OK。むしろなにが終わってなにを進行しているかを明確化させる以外のことは自由にやって OK。

導入してみて

自分はいちいち記入することよりも、１つの投稿を編集して TODO よろしく管理するほうがやりやすいのでよかったのですが、今のところ他の作業者も良い感じのようです。あとはこれをディレクターやマネージャー陣がスケジュール管理に役立て欲しいなと思うところはあります。

それと改めて Slack のサービスがもつ柔和性というか何にでも使えるという良さを再認識しました。分報は特にサービスや API を利用してやるものではないのですが、チャットサービスを利用してアレコレ表現できるのはすごいと思います。

最近だとゲームも作れるみたいとも聞きました。もちろん何かしらサービスとも連携できるのでもっと複雑なこと＆簡易的にできるものがあれば探ってみたいです。

とはいえまだまだ導入してみたばかりなので、今後不満点や改善点があがれば随時ブラッシュアップして対応していきます。

こちらからは以上です。

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